PRIVACY VERKLARING

PRIVACY
Dit is het privacystatement van Elicys B.V. (KBSapp, we, ons, onze) met betrekking tot de KBSapp; onze KwaliteitsBorgingsSysteem-applicatie.

Wij vinden de bescherming van uw privacy belangrijk. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig door ons behandeld. In dit privacystatement informeren we over de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens dat zijn, waarom we dat doen en welke privacyrechten u heeft.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met dit privacystatement en de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (Verordening (EU) 2016/679) (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Persoonsgegevens en de e-Privacy Richtlijn (Richtlijn (EU) 2002/58/EG).

Dit privacystatement is voor het laatst aangepast op 15 januari 2022 en kan van tijd tot tijd worden aangepast als gevolg van gewijzigde wet- of regelgeving en/of aan de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. In geval van materiële inhoudelijke wijzigingen, zullen wij u altijd een nieuwe versie van het privacystatement op verzoek verstrekken. De meest recente versie kunt u altijd vinden op https://kbsapp.nl/privacy.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Elicys B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 55613020 en gevestigd aan de Parnassusweg 25hs, 1077 DC Amsterdam, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacystatement.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij in het kader van de KBSapp?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn naar een individu.

De persoonsgegevens die we direct van u verkrijgen zijn:
- uw naam en contactgegevens, zoals (professioneel) e-mailadres en telefoonnummer, functie en het bedrijf waarvoor u werkt
- accountgegevens zoals loginnaam en wachtwoord
- inschrijvingen voor eventuele nieuwbrieven en bijbehorende interesses
- alle andere informatie die u mogelijk aan ons verstrekt
- informatie over uw bedrijf (ingeval u een eenmanszaak of vennootschap onder firma hebt)

Wanneer u onze website bezoekt of onze applicatie gebruikt kunnen wij persoonsgegevens verzamelen via cookies. Dit omvat gegevens over uw:
- apparaat en browsertype (inclusief IP-adres en MAC-adres)
- gebruik van onze website of applicatie
- locatiegegevens

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens over u.

3. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens rechtstreeks wanneer u:
- de KBSapp website en/of applicatie gebruikt
- ons een vraag stelt of informatie bij ons opvraagt over de KBSapp
- zich inschrijft voor een eventuele nieuwbrief met betrekking tot de KBSapp
- licentiehouder bent in het kader van de KBSapp
- u met ons chat via de chatfunctie op onze website

4. Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?
We gebruiken de persoonsgegevens die we over u verzamelen voor de volgende specifieke doeleinden en (verwerkings)grondslagen:

- Om onze diensten aan u te verlenen, de KBSapp aan u ter beschikking te stellen en uw account te beheren, zullen wij waar nodig uw naam, contactgegevens, functie, bedrijf, en financiële gegevens verwerken.

De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van een overeenkomst met u. We zullen de persoonsgegevens bewaren gedurende de looptijd van onze overeenkomst en daarna nog maximaal een jaar.

- Om onze relatie met u te onderhouden en met u te communiceren, bijvoorbeeld om eventuele vragen te beantwoorden per telefoon, mail of via onze chatfunctie. Waar nodig zullen wij in dit verband uw naam, contactgegevens, accountinformatie en eventuele andere door u verstrekte persoonsgegevens verwerken.

De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van een overeenkomst met u of omdat de verwerking noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen (bijvoorbeeld om ondersteuning te bieden of te kunnen reageren op uw vragen). We verwijderen uw gegevens zodra wij deze niet meer nodig hebben voor dit doeleinde.

- Om onze website en applicatie te beheren en verbeteren, problemen te diagnosticeren, diefstal te voorkomen, kunnen wij informatie over uw apparaat en browsertype verwerken.

Wij verwerken deze gegevens omdat het noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. We bewaren de persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk voor dit doeleinde.

- Om u op de hoogte te houden van nieuws en aanbiedingen in het kader van de KBSapp en andere diensten die wij aanbieden en die wellicht interessant voor u zijn (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief), kunnen wij uw naam, contactgegevens, functie en bedrijf verwerken.

De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (voor zover toegestaan door de toepasselijke telecommunicatie- en privacywetgeving) of uw voorafgaande, expliciete, toestemming. We bewaren de persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk en indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, uiterlijk tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.

U kunt u voor de nieuwsbrief afmelden via de afmeldmogelijkheid die in ieder bericht is opgenomen of door een e-mail te sturen aan info@kbsapp.nl. Uw e-mailadres wordt verwijderd uit het e-mailbestand zodat we ervoor kunnen zorgen dat u geen ongewenste berichten van ons ontvangt.

- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, zoals administratie- of belastingverplichtingen op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving, kan het nodig zijn uw naam, contactgegevens, functie, bedrijf, en financiële gegevens te verwerken.

De grondslag voor deze verwerking is het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder belasting- en administratieverplichtingen. Voor zover de wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn, worden uw persoonsgegevens gedurende een periode van zeven jaar bewaard, tenzij langere bewaring nodig is, bijvoorbeeld in het kader van juridische procedures.

- Om juridische procedures voor te bereiden en te voeren, klachten te behandelen, mee te werken met toezichthouders of overheidsorganen en om fraude te voorkomen en op te lossen, kan het nodig zijn uw onder meer uw naam, contactgegevens, functie, bedrijf, financiële gegevens, en alle andere gegevens die wij van u hebben verkregen, te verwerken.

De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang. We bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk voor dit doeleinde.

Wanneer verwerking van uw persoonsgegevens niet te verenigen is met één van de eerder genoemde doeleinden, zullen wij hiervoor uw expliciete toestemming vragen. U kunt altijd weigeren toestemming te geven of uw toestemming (even gemakkelijk) weer intrekken.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens slechts voor zo lang dit noodzakelijk is voor de doeleinden uiteengezet onder paragraaf 4 en de eventueel daarin genoemde bewaartermijnen. Bij het bepalen van bewaartermijnen houden wij rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de potentiële risico's op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van de gegevens, de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Mocht u vragen hebben over de specifieke bewaartermijnen die wij toepassen op uw persoonsgegevens, aarzel dan niet contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen aan info@kbsapp.nl.

6. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Om onze dienstverlening zo goed mogelijk aan u te kunnen bieden, is het soms nodig om bepaalde persoonsgegevens te delen met derden. In het geval deze derden kwalificeren als verwerkers in de zin van de AVG, worden zij door ons onderworpen aan een strikte geheimhoudingsplicht en sluiten wij een verwerkersovereenkomst met hen.

Uw persoonsgegevens worden, voor zover noodzakelijk en toegestaan onder de wet- en regelgeving, gedeeld met de volgende derde partijen:
- IT-dienstverleners, zoals onze cloudprovider of zelfstandigen die wij inhuren, waaronder ondersteuners of softwareontwikkelaars.
- de Belastingdienst, toezichthouders en andere overheidsinstellingen, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
- de politie, justitie, advocaten, adviseurs, auditors of accountants indien noodzakelijk in het kader van onze bedrijfsvoering, in het kader van juridische procedures, ter preventie of handhaving van illegale activiteiten (waaronder fraude), om onze bezittingen te beschermen of indien dit anderszins bij wet verplicht is.
- derden aan wie wij (delen van) ons bedrijf of onze activa willen verkopen, overdragen of samenvoegen.

7. Internationale doorgiften van persoonsgegevens
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die zijn gevestigd in landen buiten de Economische Europese Ruimte (EER).

8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken daarbij de geldende beveiligingsstandaarden. Als er ondanks de beveiligingsmaatregelen toch sprake is van een beveiligingsincident met een hoog risico voor uw privacy, zullen wij u conform onze wettelijke verplichtingen daartoe zo snel mogelijk informeren over het incident.

9. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
U kunt zich beroepen op de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage, dit houdt in dat u onder meer om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken kunt verzoeken, om na te gaan of uw persoonsgegevens juist en volledig zijn.
- Recht op rectificatie en aanvulling, indien uw persoonsgegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn kunt u ons verzoeken deze te wijzigen of aan te vullen.
- Recht om bezwaar te maken, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens, tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing of vanwege uw specifieke situatie.
- Recht op gegevenswissing of 'om vergeten te worden', vraag ons uw persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of als u uw toestemming intrekt als de verwerking op gebaseerd op toestemming en er geen andere grondslag is.
- Recht op beperking van de verwerking, vraag ons om de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken te beperken als u daar een bijzondere reden voor hebt, zoals het gebruik van mogelijk onjuiste persoonsgegevens.
- Recht op dataportabiliteit, verzoek ons de persoonsgegevens die betrekking hebben op u over te dragen aan uzelf of aan een andere partij, voor zover dit haalbaar is en toegestaan onder de toepasselijke wetgeving.

U kunt een verzoek doen of bezwaar maken tegen gegevensverwerking door een brief te sturen, voorzien van uw naam en contactgegevens aan Elicys B.V. KBSapp, t.a.v. Juridische Zaken, Parnassusweg 25hs, 1077 DC Amsterdam. U kunt dit verzoek of bezwaar uiteraard ook per mail sturen naar info@kbsapp.nl. Mogelijk vragen wij u om meer informatie om uw identiteit vast te kunnen stellen.

Wij streven ernaar uw verzoeken zo snel mogelijk te behandelen, en in ieder geval één maand na ontvangst van een verzoek. Indien wij meer tijd nodig hebben om een verzoek af te handelen, kan deze termijn van één maand met twee maanden worden verlengd. In dat geval stellen wij u hiervan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte en lichten wij toe waarom wij meer tijd nodig hebben.

In sommige gevallen, voor zover dit wettelijk is toegestaan, kunnen wij uw verzoek weigeren. Wij zullen u altijd op de hoogte brengen van de reden van weigering.

10. Hoe gebruiken wij cookies en soortgelijke technologieën?
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om gegevens over de gebruikers van onze website te verzamelen. Dit doen wij om de website te blijven verbeteren, en om bezoekers en klanten een prettige gebruikerservaring te kunnen bieden. De cookies die wij gebruiken zijn Google Analytics via Tag Manager en Chatbot. U kunt deze weigeren of accepteren.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens uw bezoek op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. Ze verzamelen informatie die wordt opgeslagen in logbestanden.

11. Heeft u een vraag of klacht?
Als u vragen heeft of meer informatie wilt over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, kunt u zich wenden tot info@kbsapp.nl

Als u niet tevreden bent over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u zich altijd tot ons wenden. Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn met de manier waarop wij met uw vragen, bezwaren of klachten over uw persoonsgegevens omgaan, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag.










Geïnteresseerd?
We komen graag bij u langs! ‌Liever nog geen fysieke afspraak? Dan is een afspraak via MS Teams snel gemaakt.  ‌Stuur ons een bericht en we nemen contact op om een afspraak te plannen.
KBSapp is een merknaam van Elicys B.V. en wordt aangeboden vanuit de ISO 27001 gecertificeerde Universal cloud.

Privacy verklaring
Algemene voorwaarden (PDF)‌
Cookies
Contact
KBSapp
‌Parnassusweg 25hs
‌1077 DC Amsterdam
+31 20 808 8716 
‌of bel direct met Marsjo: +31 621886090
KvK 55613020‌
‌BTW  823672244B01
ISO